Die korrekte Mahnung
Trotz Bonitätsprüfung und korrekter unverzüglicher Rechnungsstellung
kann es vorkommen, dass ein Kunde die
Zahlungsfrist ungenutzt verstreichen lässt. In dieser Phase
ist es wichtig, dass Sie professionell handeln. Sollten Sie in
Ihrer Unternehmung noch nicht über ein standardisiertes
Mahnwesen verfügen, legen Sie dieses Vorgehen fest. Dazu
gehören drei Stufen: Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung
und Betreibungsandrohung.
Prüfen Sie regelmässig die Zahlungseingänge, damit Sie
den Überblick über die offenen und bezahlten Rechnungen
haben. Bei den Rechnungen, die nach abgelaufener
Zahlungsfrist noch offen sind, leiten Sie nach fünf bis zehn
Tagen den Mahnlauf ein.
STUFE 1
Zahlungserinnerung
Die erste Stufe sollte nicht als Mahnung, sondern als Zahlungserinnerung
bezeichnet werden. Es kann vorkommen, dass eine Rechnung verloren geht
und aus diesem Grund nicht bezahlt wird. Schildern Sie freundlich den Umstand
und legen Sie dem Schreiben die vollständige Rechnung mit Einzahlungsschein
bei. Allenfalls können Sie die Zahlungsfrist verkürzen (z.B. von
30 Tagen auf 10 Tage). Bestand bei der ersten Rechnung die Möglichkeit
eines Skontos, korrigieren Sie die Rechnung dementsprechend.
STUFE 2
Zahlungsaufforderung
Reagiert ein Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung,
sollten Sie ihn
mahnen. Inhaltlich ist die Mahnung an keine bestimmte Form gebunden.
Formulieren Sie die Mahnung in einem freundlichen, aber bestimmten
Ton. Erklären Sie dem Kunden, dass er sich im Verzug befindet und bis
wann (Datum) Sie seine Zahlung erwarten. Zeigen Sie ihm die Möglichkeit
auf, wie er allenfalls mit Ihnen in Kontakt treten kann. Eine bis zwei
Mahnungen mit einer Zahlungsfrist von je zehn Tagen sind sinnvoll. Falls
Sie zwei Mahnungen versenden, sollten sich diese unterscheiden.
Legen Sie der Zahlungsaufforderung ein Zahlungsvorschlagsformular
bei. Ein vom Schuldner rechtsgültig ausgefüllter und unterzeichneter
Zahlungsvorschlag kommt einer Schuldanerkennung gleich. Dieses Dokument
ist massgebend für das Betreibungsverfahren und wird ausführlich
in Phase 3 (Inkasso) erläutert.
STUFE 3
Betreibungsandrohung
Die letzte Stufe im Mahnprozess stellt die
Betreibungsandrohung dar.
Obwohl Sie den Kunden an die Zahlung erinnert und zusätzlich gemahnt
haben, hat er die Rechnung nicht beglichen. Die Betreibungsandrohung
ist an keine bestimmte Form gebunden, jedoch ist eine korrekte juristische
Formulierung und der Hinweis auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung
(das Einleiten einer Betreibung) von Bedeutung. Eine Betreibungsandrohung
geht meist mit einem Wechsel der Tonalität einher. Sie weisen auf den Ernst der Lage hin und geben Ihrem Willen Ausdruck,
den Fall weiterzuziehen. Der Schuldner muss bei Nichterfüllen mit einer
Betreibung rechnen.
Ein Umstand übrigens, den Inkassobüros zu Nutzen wissen. Allein die
Übergabe eines Falles an ein Inkassobüro veranlasst manchen Schuldner,
seine offenen Rechnungen zu bezahlen. Eine Betreibungsandrohung
lohnt sich, weil der damit verbundene Aufwand im Vergleich zum
Inkasso klein ist.
Wichtig ist, dass Sie dem Schreiben ein weiteres Mal die Rechnung und
einen Einzahlungsschein beilegen. Fügen Sie auch ein Zahlungsvorschlagsformular
an. Ein vom Schuldner rechtsgültig ausgefülltes und unterzeichnetes Zahlungsvorschlagsformular kommt einer Schuldanerkennung gleich.
Muster Forderungsaufstellung
Muster Betreibungsandrohung
